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Scheduling Coordinator (m/f/d)

Befristet, Vollzeit · Potsdam, Berlin
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Your Responsibilities
  • Scheduling of all taught programs, classes and any associated events for our Potsdam and Berlin locations.
  • Creating and publishing student and faculty timetables for all degree programs and associated events at the Potsdam and Berlin campus.
  • Understand the resources required for each timetabled semester to enable effective planning.
  • Identify and plan timetable structures for students to enhance the overall student experience and their ability to plan their study and other commitments appropriately.
  • Liaise with the academic teaching team in drawing up the timetable to ensure appropriate teaching and module loads.
  • Supporting the academic team by calculating the professorial quotas for the individual study programs.
  • Coordination and editing of the timetables in cooperation with the lecturers of all departments.
  • Reporting on room usage and future resource planning.
  • Answering to student inquiries regarding Scheduling related matters in English and German.
  • Reservation of rooms for optimal planning based on availability, student numbers, and course needs, in compliance with various safety concepts.
  • Entering and managing data in the student administration system.
Your profile
  • Fluency in English, ideally professional writing as well.
  • Strong organizational and communication skills.
  • Proficiency in IT, including intermediate skills in MS Excel, mail merge, and ideally PowerBI.
  • Ability to multitask and prioritize tasks effectively in a fast-paced environment.
  • Attention to detail and a commitment to accuracy in data management.
  • Ability to work collaboratively with diverse teams and stakeholders.
  • Experience in a similar administrative role within the education sector is advantageous.
  • A Bachelor's degree, a Master’s degree is preferred, but not required.
Why us?
  • Opportunity to work with a great team in a dynamic and international culture
  • A workplace in our modern, centrally located campus in Potsdam
  • Numerous campus events from the fields of art, culture, business, and science
  • Opportunity to develop and implement new ideas and concepts
  • Personal and professional development


Your application should include the following documents: CV, Cover Letter and References, Salary Expectation, and possible start date.
 
As an employer, we are committed to equal opportunity and support for minorities. We do not discriminate based on ethnic origin, skin colour, religion, sexual orientation, gender identity, national origin, disability, or legally protected status.
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About us

Gisma University of Applied Sciences, first established in 1999 as Gisma Business School, is a leading university of applied sciences for innovative and creative international business, technology, and engineering innovation. Our Global MBA program has been recognized for its excellence through the highly acclaimed AMBA accreditation, reinforcing our reputation in the industry. Recently, we have expanded our programme portfolio into the fields of Computer Science, Software Engineering, Data Science, and Artificial Intelligence. Our unique teaching approach combines practical experience in these fields with the development of analytical skills and an understanding of contemporary theories through personalized, hands-on, and interactive learning. Gisma is part of Global University Systems (GUS), an international education business, which is represented by over 87,000 students in nearly 60 locations across the globe, providing students with opportunities for global exposure and a unique learning experience. 



Deine Aufgaben
  • Planung aller Studienprogramme, Kurse und zugehörigen Veranstaltungen an unseren Standorten in Potsdam und Berlin.
  • Erstellung und Veröffentlichung von Stundenplänen für Studierende und Dozierende aller Studiengänge an den Standorten Potsdam und Berlin.
  • Ermittlung der Ressourcen, die für jedes Semester benötigt werden.
  • Ermittlung und Planung der Stundenpläne der Studierenden in Zusammenarbeit mit dem akademischen Team.
  • Sicherstellung angemessener Unterrichts- und Modulbelastungen für Dozierende und Studierende.
  • Berechnung der ProfessorInnenquoten für die einzelnen Studiengänge.
  • Berichterstattung über die Raumnutzung und zukünftige Ressourcenplanung.
  • Beantwortung von Anfragen der Studierenden zu stundenplanbezogenen Themen auf Deutsch und Englisch.
  • Reservierung von Räumen für eine optimale Planung auf Basis von Verfügbarkeit, Studierendenzahlen und Kursanforderungen unter Einhaltung verschiedener Sicherheitskonzepte.
  • Eingabe und Verwaltung von Daten im Studierendenverwaltungssystem.
Dein Profil
  • Fließende Englischkenntnisse und gute Deutschkenntnisse
  • Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
  • IT-Kenntnisse, einschließlich fortgeschrittener Fähigkeiten in MS Excel, Serienbrief Funktionen und idealerweise PowerBI.
  • Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten undin einer schnelllebigen Umgebung effektiv zu priorisieren 
  • Hohe Detailgenauigkeit und Verpflichtung zur Genauigkeit im Datenmanagement.
  • Teamfähigkeit 
  • Ein Bachelorabschluss, ein Masterabschluss ist wünschenswert, aber nicht erforderlich.
Warum wir?
  • Die Möglichkeit, in einem großartigen Team mit einer dynamischen und internationalen Kultur zu arbeiten
  • Ein Arbeitsplatz auf unserem modernen, zentral gelegenen Campus in Potsdam (und ggf. auch in Berlin)
  • Zahlreiche Campus-Veranstaltungen aus den Bereichen Kunst, Kultur, Wirtschaft und Wissenschaft
  • Möglichkeit zur Entwicklung und Umsetzung neuer Ideen und Konzepte
  • Persönliche und berufliche Weiterentwicklung

Als Arbeitgeber setzen wir uns aktiv für eine inklusive und gerechte Arbeitsumgebung ein. Wir unterstützen Vielfalt und bieten allen Menschen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter und sexueller Orientierung Chancengleichheit. Wir verpflichten uns, ein Umfeld zu schaffen, in dem jeder Mensch erfolgreich sein kann.
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Über uns

Die Gisma University of Applied Sciences, die 1999 als Gisma Business School gegründet wurde, ist eine führende Hochschule für innovative und kreative internationale Geschäfts-, Technologie- und Ingenieurwissenschaften. Unser einzigartiger Lehransatz kombiniert praktische Erfahrungen in diesen Bereichen mit der Entwicklung analytischer Fähigkeiten und einem Verständnis für moderne Theorien durch personalisiertes, praxisorientiertes und interaktives Lernen. Die Gisma ist Teil der Global University Systems (GUS), einem der vielfältigsten Netzwerke von Hochschuleinrichtungen auf der ganzen Welt. GUS bildet in einer Vielzahl von Programmen aus, darunter Bachelor- und Masterstudiengänge, Englischsprachkurse sowie Berufs-, Unternehmens- und Führungskräfteausbildung. An 57 Standorten, u.a. in Großbritannien, Kanada, den Vereinigten Staaten, der Karibik, Irland, Israel, Singapur und Deutschland, bilden rund 87.000 Studierende ein internationales Netzwerk, um gemeinsam zu lernen. 

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